Oma rekrytointi vs. henkilöstövuokraus – Miten säästät aikaa, rahaa ja hermoja?

Muun muassa tällaisissa tilanteissa ulkoistettu henkilöstövuokraus voi olla yritykselle järkevä ratkaisu. Sen avulla voidaan löytää luotettavia tekijöitä nopeasti ilman, että yrittäjän tai työnjohdon tarvitsee käyttää omaa aikaansa rekrytointiin ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseen. Henkilöstövuokrausyrityksillä on lähtökohtaisesti aina valmiina työntekijäehdokkaita, toisin kuin välttämättä työntekijää tarvitsevalla firmalla ei välttämättä ole. 

Parhaimmillaan henkilöstövuokraus ei korvaa omaa rekrytointia, vaan täydentää sitä silloin, kun omat verkostot eivät enää riitä tai aikaa ei yksinkertaisesti ole.

Sano hyvästit työnantajariskeille ja paperisodalle

Työntekijän palkkaaminen tarkoittaa paljon muutakin kuin työsopimuksen allekirjoittamista. Työnantajalle kuuluu esimerkiksi:

• Työsopimukset

• Palkanmaksu

• Työeläke- ja muut lakisääteiset maksut

• Vakuutukset

• Työterveyshuolto

• Lomapalkat ja lomakorvaukset

• Sairausajan palkat ja sairauspoissaoloihin liittyvät järjestelyt

• Palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset

• Muut työsuhteeseen liittyvät hallinnolliset tehtävät

Työntekijä voi sairastua, irtisanoutua tai osoittautua tehtävään sopimattomaksi. Jokainen näistä aiheuttaa yritykselle ylimääräistä työtä ja kustannuksia. Henkilöstövuokrauksessa nämä työnantajavelvoitteet kuuluvat henkilöstöpalveluyritykselle. Asiakasyritys maksaa käytännössä vain tehdyistä työtunneista.

Yleisesti ottaen henkilöstövuokrauksen hinnoittelu perustuu kertoimeen, johon sisältyvät kaikki työntekijästä aiheutuvat kustannukset. Tämän ansiosta henkilöstövuokrauksen kustannukset ovat hyvin ennakoitavia, toisin kuin oman työntekijän kohdalla. Riittää, että yksikin riski realisoituu, esimerkiksi pidempi sairauspoissaolo tai epäonnistunut rekrytointi, niin henkilöstövuokraus voi kokonaiskustannuksiltaan osoittautua omaa rekrytointia edullisemmaksi vaihtoehdoksi.

Moni asiakkaani on myös todennut, että suurin hyöty ei ole ollut pelkästään säästetty raha, vaan se, että yksi merkittävä huolenaihe on poistunut omalta pöydältä, kun työsuhteen hallinta on ulkoistettu.

Joustava työvoima mahdollistaa kasvun

Yrityksen arki ei ole aina tasaista. Tilauksia voi tulla yhtäkkiä enemmän, työntekijöitä jää lomalle tai käynnissä voi olla projekti, joka vaatii väliaikaisesti lisää työvoimaa.

Moni yritys haluaa pitää oman henkilöstönsä mahdollisimman vakaana ja vakituisena. Kun työmäärä kasvaa tilapäisesti, on usein huomattavasti helpompaa ottaa ulkopuolista työvoimaa avuksi kuin kasvattaa omaa kiinteää henkilöstöä ja joutua myöhemmin pohtimaan mahdollisia lomautuksia tai henkilöstövähennyksiä.

Työvoiman vuokrauksen avulla henkilöstömäärää voidaan kasvattaa silloin, kun tarve on suurin, ja vastaavasti vähentää lisäresursseja tilanteen rauhoittuessa. Näin yritys pystyy reagoimaan kysynnän vaihteluihin ilman, että vakituisen henkilöstön määrää tarvitsee jatkuvasti muuttaa.

Tyypillisiä tilanteita, joissa henkilöstövuokraus tuo joustavuutta:

• Sesonkihuiput

• Loma-ajat

• Projektityöt

• Sairauspoissaolot

• Äkillinen kysynnän kasvu

Eräällä asiakkaallani suurin kasvun este ei ollut kysynnän puute, vaan epävarmuus työvoiman saatavuudesta. Yritys olisi pystynyt myymään enemmän, mutta uusia tilauksia ei uskallettu ottaa vastaan, koska sopivia työntekijöitä ei ollut mahdollista löytää riittävän nopeasti, jos kauppoja syntyisi.

Henkilöstövuokrauksen avulla tilanne muuttui. Asiakas tiesi, että lisätekijöitä oli mahdollista saada nopeallakin aikataululla, jolloin uusia töitä uskallettiin myydä huomattavasti rohkeammin. Käytännössä henkilöstövuokraus ei siis ainoastaan ratkaissut resurssiongelmaa, vaan mahdollisti myös liiketoiminnan kasvun.

Juuri tämä joustavuus on yksi tärkeimmistä syistä, miksi monet yritykset hyödyntävät henkilöstövuokrausta osana henkilöstösuunnitteluaan. Vakituisen henkilöstön ei tarvitse kantaa kaikkea kuormaa yksin, eikä yrityksen tarvitse sitoutua pysyviin rekrytointeihin tilapäisten tarpeiden vuoksi.

Nopeus valttina – tekijä töihin jopa päivissä

Kun työntekijä irtisanoutuu tai sairastuu yllättäen, aikaa pitkälle rekrytointiprosessille ei välttämättä ole.

Omassa työssäni olen huomannut, että tarve työntekijälle syntyy usein hyvin nopeasti. Useamman kerran olen saanut toimeksiannon perjantaina, että työntekijä tarvitaan maanantaiksi. Useamman kerran olen myös onnistunut järjestämään tekijän jopa samaksi tai seuraavaksi päiväksi.

Tämä on mahdollista, koska henkilöstöpalveluyrityksillä on valmiit verkostot ja tietokannat työntekijöistä, jotka ovat valmiita aloittamaan lyhyelläkin varoitusajalla.

Omassa työssäni minuun on yhteydessä kymmeniä työnhakijoita päivittäin, minkä lisäksi olen haastatellut ja tavannut suuren määrän työntekijöitä jo valmiiksi. Kun sopiva toimeksianto tulee, ei työntekijöiden etsintää tarvitse aina aloittaa tyhjästä, vaan potentiaalisia tekijöitä löytyy usein valmiiksi olemassa olevista verkostoista.

Kun tuotanto tai työmaa on käynnissä, tärkeintä on usein se, ettei työ pysähdy. Siksi nopeus on monelle yritykselle yksi henkilöstövuokrauksen suurimmista eduista.

Onko oma rekrytointi oikeasti aina halvempi vaihtoehto?

Työnantajavelvoitteiden yhteydessä sivuttiinkin jo kustannuksia, mutta aihe ansaitsee oman kappaleensa, sillä yksi yleisimmistä harhaluuloista on, että oma rekrytointi olisi automaattisesti henkilöstövuokrausta edullisempi vaihtoehto.

Todellisuudessa rekrytoinnin kokonaiskustannuksia on usein vaikea arvioida etukäteen. Työntekijän palkan lisäksi kustannuksia syntyy esimerkiksi:

• Työpaikkailmoituksista

• Rekrytointijärjestelmistä

• Haastatteluihin käytetystä ajasta

• Perehdytyksestä

• Hallinnollisesta työstä

• Mahdollisista sairauspoissaoloista

• Epäonnistuneista rekrytoinneista

Henkilöstövuokrauksessa kustannukset ovat huomattavasti ennakoitavampia. Yritys tietää etukäteen, millä hinnalla työntekijä on käytettävissä, mikä helpottaa sekä budjetointia että projektien hinnoittelua. Käytännössä ei tarvitse kuin yhden riskin realisoitua, niin henkilöstövuokraus voi kokonaiskustannusten näkökulmasta osoittautua omaa rekrytointia edullisemmaksi vaihtoehdoksi.

Tästä syystä pelkkä työntekijän tuntipalkan vertaaminen henkilöstövuokrauksen tuntihintaan antaa usein liian yksinkertaistetun kuvan vaihtoehtojen todellisista kustannuksista.

Henkilöstövuokraus ei ole vain työntekijöiden hankkimista

Parhaimmillaan henkilöstövuokraus ei ole pelkästään tapa löytää tekijä nopeasti. Se on keino säästää aikaa, pienentää riskejä ja vapauttaa yrityksen resurssit siihen, missä ne tuottavat eniten arvoa.

Henkilöstöpalveluyritys voi toimia myös tärkeänä yhteistyökumppanina henkilöstöasioissa. Käytännössä asiakkaat saavat usein samalla käyttöönsä HR-osaamista ja sparrausta erilaisiin työsuhteisiin, työehtosopimuksiin, rekrytointeihin ja henkilöstöjohtamiseen liittyvissä kysymyksissä. Kun tarve tiedolle tai neuvoille tulee, apua on saatavilla nopeasti ilman, että kaikkea tarvitsee selvittää itse.

Omassa työssäni olen huomannut, että monelle asiakkaalle on ollut yhtä arvokasta saada nopeasti HR-tietoutta kuin löytää uusi työntekijä. Hyvä henkilöstövuokrausyritys ei ole pelkkä työvoiman toimittaja, vaan pitkäaikainen kumppani, jonka puoleen voi kääntyä erilaisissa henkilöstöön liittyvissä tilanteissa.

Ja joskus juuri se, että sinun ei tarvitse käyttää iltojasi rekrytointiin, palkanlaskentaan tai yllättävien tilanteiden selvittelyyn, on suurin säästö sekä rahassa että hermoissa.


Linda Rusava
toimitusjohtaja
Lidea Works Oy